Portaria estabelece diretrizes para que instituições de ensino superior do país digitalizem todos os documentos referentes à trajetória do estudante

O Ministério da Educação (MEC) instituiu uma Portaria que estabelece normas para a digitalização do acervo acadêmico das instituições de educação superior pertencentes ao sistema federal de ensino. A Portaria nº 360 está em vigor desde o dia 18 de maio e institui que está vedada a produção de novos documentos integrantes do acervo acadêmico de forma física a partir de 1º de agosto de 2022. 

De acordo com a secretária de Regulação e Supervisão da Educação Superior (Seres) do MEC, Diana Azin, a medida tem o objetivo de facilitar o acesso para os estudantes e, também, auxiliar o MEC no monitoramento das informações sobre o ensino superior. 

“A digitalização do acervo acadêmico digital, além de ser obrigatória para todas as instituições de ensino superior, traz muitos benefícios para a entidade, além de impactar positivamente na vida de alunos e colaboradores que irão lidar diretamente com o sistema digital, com a possibilidade de acesso instantâneo às informações; eliminação do risco de extravio; aumento da proteção de documentação dos alunos, entre outros”, afirmou a secretária. 

O acervo acadêmico é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos. Portanto, documentos como comprovante de matrícula e histórico escolar fazem parte do acervo digital, facilitando tanto o acesso dos estudantes a essa documentação como a gestão de informação das instituições perante o MEC. 

De acordo com a Portaria, a digitalização do acervo acadêmico físico deverá ser concluída nos seguintes prazos: 

• 12 meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes matriculados em cursos superiores ofertados pelas instituições de ensino superior;
• 24 meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados durante o período compreendido entre 1º de janeiro de 2016 e a data de publicação da Portaria (18 de maio de 2022); e
• 36 meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados durante o período compreendido entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015. 

Os documentos não contemplados pelos prazos definidos no art. 5º deverão ser digitalizados por demanda da parte interessada.

Fonte: Assessoria de Comunicação Social do MEC com informações da SERES